Datenschutzerklärung

1. Verantwortlicher

Verantwortlich nach dem Gesetz über den Kirchlichen Datenschutz (KDG) ist:
DPSG Stamm Herz Jesu Duisburg-Serm
Nicht eingetragener Verein; Untergliederung der DPSG, Diözesanverband Essen
Dorfstraße 119a
47259 Duisburg
Vertreten durch den Stammesvorstand: Maja Hümbs, Johannes Seuthe
E-Mail: info@dpsg-serm.de

2. Datenschutzbeauftragter und Kontakt

Datenschutzfragen können an den Stammesvorstand unter info@dpsg-serm.de gerichtet werden. Soweit kein Datenschutzbeauftragter bestellt werden muss, nimmt der Stamm die Aufgaben nach § 36 Abs. 8 KDG anderweitig wahr.

3. Aufsichtsbehörde

Katholisches Datenschutzzentrum (KDSZ), Brackeler Hellweg 144, 44309 Dortmund. E-Mail: info@kdsz.de. Dort besteht ein Beschwerderecht nach § 48 KDG.

4. Welche Daten verarbeitet werden

Warteliste

Beim Eintragen werden Vor- und Nachname sowie Geburtsdatum des Kindes, Elterntelefon, E-Mail-Adresse und Anschrift verarbeitet. Aus diesen Angaben entstehen ein Wartelistendatum, ein Status und eine Wartelistenposition. Zusätzlich wird ein Wartelisten-PDF als Dokument in der Datenbank gespeichert. Zweck ist die Wartelistenverwaltung und die Kontaktaufnahme bei einem freien Platz. Rechtsgrundlage ist § 6 Abs. 1 Buchst. c KDG (Anbahnung der Mitgliedschaft; entspricht Art. 6 Abs. 1 Buchst. b DSGVO). Die spätere Mitgliedschaft und deren Datenverarbeitung sind nicht Teil dieser Wartelistenanfrage.

Eine gesonderte, freiwillige Einwilligung für zusätzliche telefonische Informationen über Plätze, Termine und Stammes-Neuigkeiten ist möglich. Rechtsgrundlage ist § 6 Abs. 1 Buchst. b KDG (entspricht Art. 6 Abs. 1 Buchst. a DSGVO). Diese Einwilligung kann jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden, ohne den Wartelisteneintrag zu verlieren.

Sicherheit beim Absenden

Die vollständige IP-Adresse wird beim Absenden für eine Begrenzung auf fünf Versuche je IP und Formular innerhalb von zehn Minuten verarbeitet. Die gespeicherten Versuche werden nach 30 Tagen gelöscht. Ein Audit-Eintrag enthält außerdem Aktion, Zeit, betroffenen Datensatz, IP-Adresse sowie Name und Wartelistenposition des Kindes. Zweck ist das berechtigte Interesse des Stammes, missbräuchliche Einsendungen abzuwehren und Änderungen nachvollziehen zu können; Rechtsgrundlage ist § 6 Abs. 1 Buchst. g KDG (entspricht Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DSGVO).

Eine Benachrichtigungs-E-Mail an den Stamm enthält den Kindesnamen im Betreff. Im Mail-Log stehen Empfänger, Betreff, Versandstatus und zunächst auch der Nachrichteninhalt. Ein PDF wird dieser E-Mail nicht angehängt.

Kontaktaufnahme per E-Mail oder Telefon

Auf der Website stehen eine E-Mail-Adresse und die Telefonnummern des Stammesvorstands. Wenn du uns darüber kontaktierst, verarbeiten wir die Angaben, die du uns mitteilst, insbesondere Name, E-Mail-Adresse bzw. Telefonnummer und den Inhalt deiner Nachricht. Ein Kontaktformular gibt es auf dieser Website nicht. Ob du uns Angaben machst, entscheidest du selbst; ohne sie können wir dir nicht antworten. Zweck ist die Beantwortung deiner Anfrage. Rechtsgrundlage ist § 6 Abs. 1 Buchst. g KDG (berechtigtes Interesse an der Beantwortung von Anfragen; entspricht Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DSGVO); zielt deine Anfrage auf eine Mitgliedschaft, ist es § 6 Abs. 1 Buchst. c KDG (entspricht Art. 6 Abs. 1 Buchst. b DSGVO).

Server-Logdateien

Der selbst betriebene nginx-proxy-manager protokolliert beim Seitenaufruf Zeit, aufgerufene URL, Status, Datenmenge, Referrer, Browserkennung (User-Agent) und die IP-Adresse. Zugriffs-Logs speichern seit dem 28. September 2026 die IP-Adresse gekürzt (bei IPv4 wird der letzte Block durch 0 ersetzt, bei IPv6 werden nur die ersten drei Blöcke gespeichert); früher geschriebene Archive mit vollständiger IP-Adresse werden durch die Rotation spätestens am 26. Oktober 2026 gelöscht. Fehler-Logs enthalten aus technischen Gründen weiterhin die vollständige IP-Adresse. Beide Log-Arten rotieren wöchentlich; es werden höchstens vier Archive aufbewahrt, keines älter als 28 Tage. Diese Daten dienen dem berechtigten Interesse des Stammes am sicheren technischen Betrieb und der Abwehr von Angriffen; Rechtsgrundlage ist § 6 Abs. 1 Buchst. g KDG.

5. Empfänger und Dienstleister

• IONOS SE, Elgendorfer Str. 57, 56410 Montabaur: Server und Datenbank in Deutschland.
• STRATO GmbH, Otto-Ostrowski-Straße 7, 10249 Berlin: Versand und Bereitstellung der Stammes-E-Mail einschließlich des Postfachs info@dpsg-serm.de, in dem deine Nachrichten an uns eingehen.

Wartelistendaten werden über diese öffentliche Website nicht an den DPSG-Bundes- oder Diözesanverband übermittelt. Externe Seiten wie Instagram werden nur über einen Link aufgerufen.

6. Speicherdauer

• Wartelisteneintrag und zugehöriges PDF: bis zur Löschung nach Aufnahme, Abmeldung oder einer Prüfung durch den Stamm, spätestens aber automatisch ab dem 21. Geburtstag (nur Einträge mit Status „Warteliste“ oder „Warte auf Anmeldung“). Ein täglicher Löschlauf prüft das.
• IP-Adressen in Audit-Einträgen: nach 60 Tagen entfernt; Detailangaben nach 365 Tagen ersetzt; die gesamte Audit-Zeile wird nach zwei Jahren automatisch gelöscht.
• Rate-Limit-Versuche: automatische Löschung nach 30 Tagen.
• Anfragen per E-Mail oder Telefon: so lange, wie es zur Bearbeitung deiner Anfrage erforderlich ist; danach werden sie gelöscht, soweit keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen. Eine automatische Frist für das Postfach ist nicht eingerichtet.
• Mail-Log: Nachrichteninhalt nach 30 Tagen entfernt; Empfänger, Betreff, Zeit und Status bleiben bis zu einem Jahr nach dem Versand erhalten und werden dann automatisch gelöscht.
• Server-Logs: Zugriffs- und Fehler-Logs rotieren wöchentlich mit höchstens vier Archiven, keines älter als 28 Tage; Zugriffs-Logs speichern seit 28. September 2026 die IP-Adresse gekürzt (ältere Archive mit voller IP verschwinden spätestens am 26. Oktober 2026), Fehler-Logs aus technischen Gründen mit voller IP. Bei inaktiven Proxy-Hosts können Logdateien länger bestehen, da leere, nie rotierte Dateien nicht weiter rotiert werden. Die Container-Logs der Anwendung sind auf höchstens 3 Dateien à 10 MB begrenzt.
• Es existiert aktuell keine Sicherungskopie der Datenbank, weder automatisch noch manuell. Die zuvor vorhandenen alten Kopien (April/Mai 2026) wurden am 28. September 2026 gelöscht, ohne durch ein neues Backup ersetzt zu werden — eine bewusste Entscheidung des Stammesvorstands (Datenminimierung statt unkontrolliertem Notfall-Backup).

7. Deine Rechte

• Auskunft über deine gespeicherten Daten: § 17 KDG (entspricht Art. 15 DSGVO).
• Berichtigung unrichtiger Daten: § 18 KDG (entspricht Art. 16 DSGVO).
• Löschung deiner Daten: § 19 KDG (entspricht Art. 17 DSGVO).
• Einschränkung der Verarbeitung: § 20 KDG (entspricht Art. 18 DSGVO), z. B. wenn du die Richtigkeit der Daten bestreitest, die Verarbeitung unrechtmäßig ist, wir die Daten nicht mehr benötigen oder du Widerspruch eingelegt hast. Die Daten werden dann nur noch gespeichert und nur mit deiner Einwilligung oder zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen weiterverarbeitet.
• Datenübertragbarkeit: § 22 KDG (entspricht Art. 20 DSGVO). Du kannst die Daten, die du uns bereitgestellt hast, in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format erhalten oder an einen anderen Verantwortlichen übermitteln lassen, sofern die Verarbeitung auf deiner Einwilligung oder einem Vertrag beruht und automatisiert erfolgt.
• Widerruf: Einwilligungen können jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden; die Verarbeitung bis zum Widerruf bleibt rechtmäßig.
• Beschwerde bei der Aufsichtsbehörde nach § 48 KDG (siehe Punkt 3).

Zur Ausübung der Rechte genügt eine E-Mail an info@dpsg-serm.de.

So bearbeiten wir dein Anliegen

• Für eine Auskunft bitten wir dich, uns einen glaubhaften Nachweis deiner Identität zu schicken, damit deine Daten nicht in falsche Hände geraten. Die Auskunft erfolgt schriftlich oder elektronisch, auf Wunsch auch mündlich. Das Recht auf eine Kopie darf die Rechte und Freiheiten anderer Personen nicht beeinträchtigen.
• Wir beantworten dein Anliegen innerhalb eines Monats. Wenn es sehr komplex ist oder viele Anfragen vorliegen, dürfen wir die Frist um bis zu zwei weitere Monate verlängern. Du erfährst das innerhalb des ersten Monats, zusammen mit den Gründen.
• Löschung oder Berichtigung setzen wir um, soweit keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten oder anderen Rechtsgrundlagen entgegenstehen.
• Bei offensichtlich unbegründeten oder übermäßigen Anträgen dürfen wir nach § 14 KDG (entspricht Art. 12 Abs. 5 DSGVO) ein angemessenes Entgelt verlangen oder den Antrag ablehnen.

8. Pflichtangaben und Entscheidungen

Die als Pflichtfeld markierten Angaben sind für die Warteliste nötig; ohne sie kann die Anfrage nicht bearbeitet werden. Die zusätzliche telefonische Einwilligung ist freiwillig und hat keine Auswirkung auf den Wartelistenplatz. Es gibt keine automatisierte Entscheidung über Aufnahme oder Ablehnung und kein Profiling. Das PDF wird nur technisch automatisch erstellt.

9. Cookies und lokale Speicherung

Die öffentliche Website verwendet keine Tracking-Cookies und kein Nutzungs-Tracking. Die gewählte Kalenderansicht (Monat oder Liste) wird unter dpsg-kalender-view im localStorage des Browsers gespeichert, bis du die Browserdaten löschst. Sie enthält keine Kennung zu deiner Person. Rechtsgrundlage für diese Speicherung auf deinem Endgerät ist § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG, weil sie nur die von dir gewählte Darstellung umsetzt; eine Einwilligung ist dafür nicht nötig.

10. Änderungen dieser Datenschutzinformation

Bei Änderungen der Verarbeitung wird diese Information angepasst. Die aktuelle Fassung steht auf dieser Seite.

11. Andere Portale

Für mitglied.dpsg-serm.de und leiter.dpsg-serm.de gibt es eigene Datenschutzinformationen.