Datenschutzerklärung

1. Verantwortlicher

Verantwortlich im Sinne der DSGVO ist:
DPSG Stamm Herz Jesu Duisburg-Serm
Dorfstraße 119a
47259 Duisburg-Serm

Vertreten durch den Stammesvorstand:
Maja Hümbs, Johannes Seuthe

E-Mail: info@dpsg-serm.de

2. Datenschutzbeauftragter

Ein Datenschutzbeauftragter ist für unseren Stamm nicht gesetzlich vorgeschrieben (weniger als 20 Personen nehmen regelmäßig an der automatisierten Verarbeitung teil). Fragen zum Datenschutz richte bitte direkt an den Stammesvorstand unter info@dpsg-serm.de.

3. Aufsichtsbehörde

Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen (LDI NRW), Kavalleriestraße 2-4, 40213 Düsseldorf.
Hinweis: Soweit unser Stamm im Rahmen katholischer Strukturen tätig ist, kann stattdessen das Katholische Datenschutzzentrum (KDSZ) Frankfurt für das Bistum Essen zuständig sein.

4. Welche Daten wir erheben und warum

Diese Erklärung behandelt ausschließlich die öffentliche Vereins-Website dpsg-serm.de. Sie erfasst zwei Vorgänge: die Warteliste und technische Server-Logdateien. Für das Mitgliederportal (mitglied.dpsg-serm.de) — mit Mitgliedsanmeldung, Voranmeldung und Veranstaltungs-Anmeldungen — sowie den internen Leitungs-Bereich (leiter.dpsg-serm.de) werden dort verarbeitete Daten gesondert dokumentiert, siehe Punkt 11.

Warteliste

Bei Eintragung auf die Warteliste verarbeiten wir: Vor- und Nachname des Kindes, Geburtsdatum, Telefonnummer und E-Mail-Adresse (Eltern), Adresse. Aus den Formulardaten erstellen wir automatisiert ein PDF-Dokument als Nachweis der Anmeldung, das mit dem Wartelisten-Eintrag verknüpft und intern im Leitungs-Bereich hinterlegt wird (zugriffsbeschränkt und auditiert).

Zweck: Verwaltung der Warteliste und Kontaktaufnahme, sobald ein Platz in der passenden Altersstufe frei wird.
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Anbahnung eines Mitgliedschaftsverhältnisses auf Initiative der Eltern).

Optional könnt ihr zusätzlich einwilligen, dass wir euch telefonisch über freie Plätze, Termine und Neuigkeiten des Stammes informieren dürfen.

Zweck: Proaktive telefonische Kontaktaufnahme über den Wartelisten-Zweck hinaus.
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (gesonderte, freiwillige Einwilligung). Widerruf jederzeit formlos gegenüber dem Stammesvorstand möglich, ohne dass dies den Wartelisten-Eintrag berührt.

Server-Logdateien

Beim Aufruf unserer Webseite erhebt unser Hoster IONOS automatisch: IP-Adresse (gekürzt bzw. anonymisiert), Datum und Uhrzeit, aufgerufene URL, HTTP-Statuscode, übertragene Datenmenge, Referrer, User-Agent (Browser/Betriebssystem).

Zweck: Sicherstellung des technischen Betriebs, Abwehr von Angriffen.
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an einem sicheren Betrieb der Webseite).
Speicherdauer: Logdateien werden von IONOS direkt anonymisiert und nach spätestens 8 Wochen automatisch gelöscht.

5. Empfänger der Daten

Wir geben deine Daten nur an folgende Empfänger weiter:

• 1&1 IONOS SE, Elgendorfer Straße 57, 56410 Montabaur — als Hoster unserer Webseite und Datenbank (Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO). Serverstandort Deutschland.
• Strato AG, Pascalstraße 10, 10587 Berlin — als E-Mail-Dienstleister (SMTP-Versand), um den Stammesvorstand per E-Mail über einen neuen Wartelisten-Eintrag zu benachrichtigen, im Rahmen der Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO. Serverstandort Deutschland.

Eine Weitergabe an den DPSG-Diözesanverband oder -Bundesverband findet über diese Website nicht statt — das betrifft ausschließlich die verbindliche Mitgliedsanmeldung im Mitgliederportal (siehe Punkt 11). Eine Weitergabe an andere Dritte, insbesondere zu Werbezwecken, findet nicht statt. Es findet keine Datenübermittlung in Länder außerhalb der EU/des EWR statt.

6. Speicherdauer

• Wartelisten-Eintrag: Bis zur Aufnahme als Mitglied, bis zur Abmeldung durch die Sorgeberechtigten oder spätestens bis zum 21. Lebensjahr des Kindes (Ende der Rover-Stufe). Abmeldungen erfolgen schriftlich an den Stammesvorstand und werden zeitnah im System umgesetzt.
• Server-Logdateien: Werden von IONOS direkt anonymisiert und nach spätestens 8 Wochen automatisch gelöscht.

7. Deine Rechte

Du hast nach der DSGVO folgende Rechte:

• Auskunft über deine gespeicherten Daten (Art. 15 DSGVO)
• Berichtigung unrichtiger Daten (Art. 16 DSGVO)
• Löschung deiner Daten (Art. 17 DSGVO)
• Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
• Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)
• Widerspruch gegen Verarbeitungen auf Basis berechtigter Interessen (Art. 21 DSGVO)
• Widerruf jeder erteilten Einwilligung mit Wirkung für die Zukunft (Art. 7 Abs. 3 DSGVO). Der Widerruf berührt nicht die Rechtmäßigkeit der bis dahin erfolgten Verarbeitung.
• Beschwerderecht bei der Aufsichtsbehörde (siehe Punkt 3).

Wende dich zur Ausübung deiner Rechte an den Stammesvorstand unter info@dpsg-serm.de.

8. Technische und organisatorische Maßnahmen

• Übertragung der gesamten Webseite verschlüsselt über HTTPS (TLS).
• Anwendungs- und Datenbank-Container laufen in einem dedizierten virtuellen Server bei IONOS, Standort Deutschland. Die Container kommunizieren ausschließlich über ein internes Docker-Netzwerk; nach außen ist nur der HTTPS-Endpunkt erreichbar.

9. Hinweise zu Minderjährigen

Da es sich bei den Warteliste-Kindern überwiegend um Minderjährige handelt, werden alle datenschutzrechtlichen Erklärungen (insbesondere Einwilligungen) durch die Sorgeberechtigten abgegeben. Eltern können jederzeit die oben genannten Rechte im Namen des Kindes ausüben.

10. Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Wir behalten uns vor, diese Datenschutzerklärung anzupassen, wenn sich gesetzliche Anforderungen oder der Funktionsumfang der Webseite ändern. Die aktuelle Fassung ist stets auf dieser Seite abrufbar.

11. Mitgliederportal und Leitungs-Bereich

Diese Erklärung deckt ausschließlich die öffentliche Website dpsg-serm.de ab. Für das Mitgliederportal (mitglied.dpsg-serm.de) — Mitgliedsanmeldung, Voranmeldung, Veranstaltungs-Anmeldungen (u. a. mit Gesundheitsangaben nach Art. 9 DSGVO) und Umfragen — sowie den internen Leitungs-Bereich (leiter.dpsg-serm.de) — Zugangsdaten der Leitungspersonen, internes Audit-Log, Mailversand und Mailcache, Posteingang — gelten eigene, auf der jeweiligen Domain hinterlegte Datenschutzerklärungen, die dort verarbeiteten Daten sind nicht Gegenstand dieser Erklärung.